Người giỏi nhất phòng cũng có thể là nút thắt cổ chai
Bạn có bao giờ giao việc cho nhân viên…
Rồi vài tiếng sau lại mở file lên sửa?
Không phải vì họ làm sai.
Mà vì bạn nghĩ:
“Để mình làm cho chắc.”
Nếu điều này xảy ra thường xuyên, rất có thể vấn đề không nằm ở nhân viên.
Mà nằm ở nhu cầu kiểm soát của chính bạn.
Và đó cũng là lý do rất nhiều chủ doanh nghiệp dù giỏi vẫn luôn bận rộn, không phân quyền được và vô tình trở thành nút thắt cổ chai của chính tổ chức mình.
Nút thắt cổ chai là gì?
Trong quản trị doanh nghiệp, nút thắt cổ chai là điểm khiến toàn bộ hệ thống bị chậm lại vì mọi việc đều phải đi qua một người hoặc một quy trình.
Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, người đó chính là chủ doanh nghiệp.
- Mọi quyết định phải hỏi bạn.
- Mọi báo giá phải bạn duyệt.
- Mọi hợp đồng phải bạn xem.
- Mọi việc quan trọng đều phải có bạn.
Bạn là người giỏi nhất.
Nhưng cũng là người khiến cả hệ thống phải chờ.
Vì sao người giỏi lại không phân quyền được?
Có một buổi tối tôi ngồi làm lại một việc mà đáng lẽ đã giao cho người khác.
Họ làm rồi.
Làm cũng ổn.
Nhưng tôi vẫn mở ra.
Vẫn chỉnh.
Vẫn nghĩ:
“Để mình làm cho chắc.”
Đến khuya, khi xong việc, tôi mới nhận ra mình vừa dành vài tiếng để làm một việc không còn là của mình.
Trong khi việc thật sự của tôi vẫn nằm đó.
Tôi tin nhiều người lãnh đạo từng trải qua cảm giác này.
Không phải vì nhân viên yếu.
Mà vì mình quá quen với việc tự làm.
Nhu cầu kiểm soát thường bắt đầu từ một điểm mạnh
Điều thú vị là nhu cầu kiểm soát hiếm khi bắt đầu như một vấn đề.
Nó bắt đầu bằng những phẩm chất rất đáng quý.
Bạn:
- cẩn thận,
- có tiêu chuẩn cao,
- làm việc có trách nhiệm,
- quan tâm đến chất lượng.
Thế là bạn kiểm tra thêm một lần.
Rồi thêm một lần nữa.
Dần dần, việc kiểm tra trở thành thói quen.
Bạn bắt đầu tin rằng:
“Không ai làm tốt bằng mình.”
Điều trớ trêu là…
Có thể bạn đúng.
Ít nhất trong ngắn hạn.
Nhưng về dài hạn, điều đó khiến bạn không thể phát triển đội ngũ.
Vì sao nhu cầu kiểm soát biến bạn thành nút thắt cổ chai?
Qua nhiều năm đồng hành cùng các chủ doanh nghiệp, tôi nhận thấy một quy luật rất rõ.
Doanh nghiệp không chậm vì thiếu người giỏi.
Doanh nghiệp chậm vì mọi việc đều phải qua một người.
Khi đó:
- nhân viên phải chờ,
- khách hàng phải chờ,
- quyết định bị chậm,
- dự án bị kéo dài.
Trong khi người lãnh đạo ngày càng kiệt sức.
Bạn trở thành người mạnh nhất.
Đồng thời cũng là điểm nghẽn lớn nhất.
Đó chính là nút thắt cổ chai.
Không phân quyền được không phải vì nhân viên kém
Tôi từng nghĩ:
“Nếu mình không làm thì mọi thứ sẽ rối.”
Điều đó cũng xuất hiện trong gia đình.
Có những hôm ba con trai của tôi phải đến ba nơi khác nhau.
Phản xạ đầu tiên của tôi luôn là:
“Tự mình lo hết.”
Tự sắp.
Tự chạy.
Tự xoay.
Bởi vì sâu bên trong có một niềm tin:
Nếu mình buông thì sẽ hỏng.
Sau này tôi mới nhận ra.
Chồng tôi làm được.
Người khác cũng làm được.
Có thể không giống cách tôi.
Nhưng mọi việc vẫn ổn.
Điều khiến tôi ôm hết không phải vì người khác kém.
Mà vì tôi chưa quen với cảm giác mình không còn kiểm soát mọi thứ.
Nhu cầu kiểm soát thường che giấu một nỗi sợ
Dưới góc nhìn tâm lý học, nhu cầu kiểm soát hiếm khi đứng một mình.
Bên dưới nó thường là:
- sợ sai,
- sợ mất uy tín,
- sợ mất giá trị,
- sợ người khác đánh giá,
- sợ mình không còn cần thiết.
Đó là lý do rất nhiều người lãnh đạo luôn thấy mình phải làm nhiều hơn.
Nếu bạn từng đọc bài Khi “cơ hội” chỉ là nỗi sợ ngụy trang, bạn sẽ thấy rất nhiều nhu cầu kiểm soát thực chất cũng bắt nguồn từ một nỗi sợ tương tự.
Và đôi khi, nó còn liên quan đến câu hỏi sâu hơn:
Nếu công ty vẫn vận hành tốt mà không cần mình… thì mình còn là ai?
Đó cũng là điều tôi từng chia sẻ trong bài:
👉 Tôi là ai ngoài những vai tôi đang diễn?
Làm sao để bớt ôm đồm và bắt đầu phân quyền?
Tôi không tin vào việc buông một lúc tất cả.
Điều hiệu quả hơn là bắt đầu từ một việc nhỏ.
Hãy chọn đúng một việc mà bạn vẫn đang ôm nhưng hoàn toàn có thể giao.
Sau đó:
- giao rõ kỳ vọng,
- thống nhất kết quả cần đạt,
- chấp nhận người khác làm theo cách của họ,
- không sửa lại ngay lập tức.
Lần đầu sẽ rất khó.
Bạn sẽ thấy “ngứa tay”.
Đó là phản ứng bình thường.
Mỗi lần bạn để một việc ra khỏi tay mà mọi thứ vẫn ổn, bạn đang dạy hệ thần kinh của mình một điều mới:
Không phải mọi thứ đều cần mình kiểm soát thì mới tốt.
Kết luận
Rất nhiều người nghĩ rằng doanh nghiệp không phát triển vì thiếu nhân sự giỏi.
Nhưng đôi khi nguyên nhân thật sự lại là người lãnh đạo.
Không phải vì họ yếu.
Mà vì họ quá giỏi.
Quá giỏi đến mức không ai có cơ hội trưởng thành.
Nếu hôm nay bạn thấy mình đang ôm quá nhiều việc, hãy thử tự hỏi:
Việc này thật sự chỉ mình mới làm được… hay mình chỉ chưa đủ tin rằng người khác cũng có thể làm tốt?
Đó có thể là bước đầu tiên để bạn gỡ bỏ nút thắt cổ chai lớn nhất trong doanh nghiệp của mình.
Câu hỏi thường gặp
Nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp là gì?
Nút thắt cổ chai là điểm khiến toàn bộ công việc bị chậm lại vì mọi quyết định hoặc quy trình đều phải đi qua một người. Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, người lãnh đạo chính là nút thắt cổ chai khi ôm quá nhiều việc và không phân quyền.
Vì sao tôi không phân quyền được dù biết mình quá tải?
Thông thường nguyên nhân không phải vì nhân viên thiếu năng lực mà vì bạn có nhu cầu kiểm soát cao. Bạn lo lắng khi mọi việc không nằm trong tầm quan sát của mình hoặc sợ người khác không đạt tiêu chuẩn như mình mong muốn.
Làm sao để bớt ôm đồm công việc?
Hãy bắt đầu bằng việc chọn một nhiệm vụ có thể giao, thống nhất rõ kết quả cần đạt và để người khác hoàn thành theo cách của họ. Thay vì kiểm soát từng bước, hãy đánh giá dựa trên kết quả cuối cùng. Đây là cách hiệu quả để giảm ôm đồm và xây dựng đội ngũ trưởng thành.
Nhu cầu kiểm soát có phải là điểm mạnh?
Có. Sự cẩn thận và tiêu chuẩn cao là những điểm mạnh của người lãnh đạo. Tuy nhiên, nếu nhu cầu kiểm soát khiến bạn không thể phân quyền, luôn sửa lại việc của người khác và trở thành điểm nghẽn của doanh nghiệp thì điểm mạnh đó đã đi quá giới hạn và cần được điều chỉnh.